हर स्टाफ मेंबर को अपना लॉगिन दें

ज़्यादातर प्रॉपर्टी में असली दिक्कत कोई सिक्योरिटी ब्रीच नहीं होती। दिक्कत बहुत सीधी होती है। सब लोग एक ही डैशबोर्ड लॉगिन शेयर करते हैं। फ्रंट डेस्क वाले को बस यह देखना है कि कौन कनेक्ट है। लेकिन वह उसी अकाउंट से लॉगिन करता है जिससे किसी और ने बैकअप इंटरनेट सेटिंग बनाई थी। यह तब तक ठीक चलता है जब तक कोई गलती से कोई सेटिंग बदल न दे। या जब तक कोई स्टाफ नौकरी छोड़कर न चला जाए, और फिर किसी को पता नहीं होता कि वह लॉगिन और क्या-क्या कर सकता था।

Staff Access का मतलब है हर व्यक्ति का अपना अकाउंट। हर अकाउंट सिर्फ उतना ही दिखाता और बदलने देता है जितना उस काम के लिए ज़रूरी है। पूरा डैशबोर्ड नहीं। कुछ भी नहीं, ऐसा भी नहीं। बस सही हिस्सा।

रोल यानी असली परमिशन, सिर्फ एक नाम नहीं

Staff Access दो चीज़ें अलग रखता है। एक, रोल: यह तय करता है कि कोई क्या देख सकता है और क्या बदल सकता है। दूसरा, वह व्यक्ति जिसे यह रोल मिला है। रोल कोई “एडमिन या स्टाफ” जैसा हल्का लेबल नहीं है। आप खुद तय करते हैं कि हर रोल डैशबोर्ड के किन हिस्सों तक पहुंच सकता है। उस रोल वाले हर स्टाफ को ठीक वही मिलता है।

तीन उदाहरण देखें। Front Desk रोल में गेस्ट, वाउचर, डिवाइस, अलर्ट और रिपोर्ट दिखते हैं। यानी चेक-इन और लॉगिन में मदद के लिए जो चाहिए, वह सब। नेटवर्क सेटिंग नहीं। Technician रोल में गहरी नेटवर्क सेटिंग दिखती और बदलती है, यानी राउटर और नेटवर्क का असली कंट्रोल। इसे फ्रंट डेस्क स्टाफ से दूर रखा जाता है। Marketing रोल में ऑफर, लॉगिन पेज का डिज़ाइन और रिपोर्ट दिखते हैं। लॉगिन स्क्रीन पर प्रमोशन चलाने वाले को Access Rules या बैकअप इंटरनेट सेटिंग छूने की ज़रूरत नहीं। इसलिए उसे वह एक्सेस मिलता भी नहीं।

एक सेफ डिफॉल्ट रोल भी है। यह सिर्फ देखने के लिए है, बदलने के लिए नहीं। इसका नाम भी नहीं बदला जा सकता। यह सिर्फ डैशबोर्ड और बेसिक सेटिंग तक सीमित है। नया स्टाफ यहीं से शुरू करता है। जब तक कोई तय न करे कि उसे असल में क्या चाहिए, उसे पूरा एक्सेस गलती से नहीं मिलता।

रोल को एक लोकेशन तक सीमित रखा जा सकता है

रोल सिर्फ परमिशन का सेट नहीं है। इसका एक स्कोप भी होता है: पूरा अकाउंट, या सिर्फ एक लोकेशन। लोकेशन-लिमिटेड रोल सिर्फ उसी लोकेशन के स्टाफ को मिल सकता है। यह उन लोगों के लिए ज़रूरी है जो एक से ज़्यादा प्रॉपर्टी चलाते हैं। एक होटल का “Front Desk” और दूसरे होटल का “Front Desk” अपने आप एक जैसा नहीं है। स्टाफ को उसकी लोकेशन अलग से असाइन की जाती है, रोल से अलग। इसलिए एक जगह के स्टाफ को दूसरे शहर वाली प्रॉपर्टी का एक्सेस अपने आप नहीं मिलता, जहां वह कभी गया भी नहीं।

गेस्ट का फोन नंबर छुपाना एक अलग स्विच है

एक चीज़ अक्सर गलत समझी जाती है। लोग सोचते हैं गेस्ट की कॉन्टैक्ट डिटेल्स छुपाना रोल का हिस्सा है। पर ऐसा नहीं है। यह हर स्टाफ के अकाउंट पर एक अलग स्विच है। डिफ़ॉल्ट रूप से सबको गेस्ट का छुपा हुआ नंबर ही दिखता है। कोई खास स्टाफ असली नंबर या ईमेल देख पाए या नहीं, यह इस स्विच से तय होता है, रोल से नहीं। वजह सीधी है: रोल तय करता है कि कोई डैशबोर्ड के किन हिस्सों तक पहुंच सकता है। यह स्विच तय करता है कि उन हिस्सों के अंदर की पर्सनल डिटेल्स उसे दिखेंगी या नहीं। रिपोर्ट देख सकने वाला Front Desk स्टाफ सिर्फ इसलिए असली फोन नंबर नहीं देख पाता कि रिपोर्ट उसके रोल में शामिल है।

यह सेटअप होने के बाद क्या बदलता है

असर साफ दिखता है। जब कोई स्टाफ नौकरी छोड़ता है, आप बस उसका अकाउंट बंद कर देते हैं। उसका एक्सेस भी उसी वक्त खत्म हो जाता है। कोई शेयर्ड पासवर्ड बदलने की ज़रूरत नहीं। यह सोचने की ज़रूरत नहीं कि वह और क्या एक्सेस कर सकता था। जब किसी की जॉब बदलती है, आप बस उसे नया रोल दे देते हैं। उसका एक्सेस शुरू से नहीं बनाना पड़ता। और अगर Access Rules या बैकअप इंटरनेट की सेटिंग में कुछ गलत बदल जाए, तो जवाब आसानी से मिल जाता है: किसने बदला। क्योंकि सिर्फ वही लोग यह बदल सकते थे जिनके रोल में यह इजाज़त थी। हर वह व्यक्ति नहीं जिसे पासवर्ड पता था।

हर स्टाफ को अपना एक्सेस देने का यही मतलब है। यह कोई फॉर्मैलिटी नहीं है। यह एक ऐसा डैशबोर्ड है जहां जिसे देखना है वह देख सकता है, जिसे नेटवर्क छूना है वह छू सकता है। और डिफ़ॉल्ट रूप से यह दोनों एक ही लॉगिन नहीं होते।